Kendala perusahaan beralih dari manual ke sistim komputer

Terdapat 2 opsi untuk membangun sistem komputerisasi berikut kelemahan dan kelebihan masing-masing opsi tersebut:

1. Membeli sistem aplikasi / software

Waktu yang dibutuhkan lebih singkat karena waktu untuk development menjadi hilang sehingga tahap yang diperlukan hanya training / edukasi dan implementasi user.

Kekurangannya: aplikasi biasa dibuat untuk sistem perusahaan secara umum dan tidak mengakomodasi perubahan/custom, dikarenakan sistem perusahaan berbeda-beda, sering terjadi sistem perusahaan terpaksa mengikuti sistem di aplikasi.

Apabila terdapat terlalu banyak ketimpangan antara aplikasi dan sistem perusahaan, tidak jarang sistem yang dibeli sulit diimplementasi dan tidak terpakai, akhirnya pembelian aplikasi menjadi sia-sia, sedangkan harga aplikasi untuk perusahaan tidak murah. Saya pernah kerja di beberapa perusahaan, setiap perusahaan tersebut telah membeli beberapa aplikasi sebelum-sebelumnya namun pada akhirnya tidak terpakai karena sistemnya beda.

Note: Support untuk perubahan/custom aplikasi sesuai sistem perusahaan sangatlah penting untuk dipertimbangkan, misal sistem perhitungan bonus perusahaan mlm tiap perusahaan berbeda-beda.

2. Membangun sistem dari nol

Opsi ini membutuhkan waktu yang lebih lama karena ada siklus pengumpulan data, development aplikasi, dan dipastikan sistim aplikasi yang dibuat masih banyak bug. Aplikasi buatan akan stabil apabila sudah berjalan setidaknya selama 1 thn.

Selain itu perusahaan juga akan mengeluarkan biaya lebih karena pembuatan aplikasi membutuhkan programmer yang harus dibayar, yang tidak jarang membutuhkan lebih dari satu programmer tergantung sistem yang akan dibangun.

Kelemahan:

Aplikasi hanya dimengerti oleh programmer pembuat, karena seorang programmer tidak bisa langsung mengerti pekerjaan yang dilakukan oleh programmer lain. Apabila tanpa dokumentasi dan transfer knowledge yang cukup, sistem aplikasi akan sulit diperbaiki jika dikemudian hari ada masalah, sedangkan programmer pembuat sudah tidak menghandle aplikasi tersebut.
Bahkan tidak mungkin aplikasi terpaksa dibangun ulang karena kurangnya pengetahuan programmer baru.

Solusi: sangat direkomendasi SDM bidang IT adalah orang yang termasuk pemegang saham dalam perusahaan, dikarenakan karyawan bisa berhenti, namun sistem perusahaan tetap ada dan tidak boleh bergantung hanya dengan seorang karyawan programmer.

Manual vs komputerisasi

Keuntungan menggunakan sistem komputerisasi sebagai berikut:
1. Semua transaksi tercatat dan tersimpan dengan aman
2. Laporan dapat dengan cepat dan mudah diproses.
3. Meminimalisir kerugian perusahaan dengan pencatatan stok barang keluar dan masuk menjadi terkomputerisasi.

Kendala merubah sistem manual ke komputerisasi

Kendala juga tidak jarang ditemui pada saat implementasi aplikasi, berikut berbagai kendala yang bisa timbul terhadap penggunaan aplikasi:

1. Penolakan dari pengguna aplikasi – penolakan dari pengguna merupakan hal yang lumrah, mereka akan merasa pesimistis, merasa terbebani dengan adanya aplikasi tersebut, karena aplikasi adalah hal baru bagi mereka dan belum terbiasa menggunakannya. Selain itu bisa jadi karena motif ekonomi, sistem manual sangat rawan terdapat berbagai celah yang mungkin dimanfaatkan oleh pengguna, sedangkan celah tersebut tertutup apabila menggunakan komputerisasi.
   
2. Terdapat kekurangan dari aplikasi baru – apabila kekurangan dalam aplikasi cukup vital maka harus dilakukan perubahan terlebih dahulu, namun tidak jarang juga dari sisi pengguna yang menolak walaupun kekurangan sangat minor.
   
3. Manajemen kurang mendukung, kurangnya tindakan dari Manajemen perusahaan mengharuskan menggunakan aplikasi, implementasi sistem komputerisasi harus dibantu oleh manajemen atau owner, aplikasi tidak akan jalan apabila tidak di push dari atas.